Thuê thiết kế nội thất thành công thường quyết định ở ba việc làm trước khi ký: gia chủ viết ra được mình cần gì, xem được công trình thật mà đơn vị đó đã làm chứ không chỉ ảnh phối cảnh, và chốt bằng chữ phạm vi gói thiết kế gồm những bản vẽ nào, sửa bao nhiêu lần, có theo đến lúc thi công hay không. Phần lớn bất đồng về sau không đến từ việc nhà thiết kế kém tay nghề mà từ chỗ hai bên hiểu khác nhau về một chữ "trọn gói".
Bài này đi theo đúng thứ tự một gia chủ sẽ gặp: chuẩn bị yêu cầu, sàng lọc hồ sơ, buổi gặp đầu, đọc phạm vi gói, phối hợp trong lúc thiết kế và trường hợp đơn vị vừa thiết kế vừa thi công. Không có tên công ty nào ở đây và cũng không có con số giá; mục đích là giúp bạn đặt đúng câu hỏi với bất kỳ ai bạn đang cân nhắc.
Viết yêu cầu trước khi gặp ai: một trang giấy tiết kiệm nhiều buổi họp
Nhà thiết kế giỏi sẽ hỏi rất nhiều, nhưng câu trả lời tốt nhất là câu bạn đã nghĩ trước ở nhà. Một trang yêu cầu (người làm nghề hay gọi là brief) chỉ cần năm phần: ai sống trong nhà (bao nhiêu người, tuổi, ai làm việc tại nhà, có ông bà hay trẻ nhỏ, có nuôi thú cưng không); thói quen (nấu ăn nhiều hay ít, tiếp khách thường xuyên hay hiếm, phơi đồ ở đâu, ai đọc sách, ai cần góc yên tĩnh); đồ giữ lại (tủ, giường, đàn, bộ bàn ghế cũ kèm kích thước); khoảng ngân sách cho cả phần thiết kế lẫn thi công; và mốc thời gian phải vào ở.
Phần ngân sách là chỗ nhiều gia chủ ngại nói vì sợ bị "đánh theo túi tiền". Thực tế ngược lại: không có khoảng ngân sách, nhà thiết kế buộc phải đoán, và phương án đẹp nhất trên giấy thường vượt khả năng chi trả, dẫn đến cắt giảm giữa chừng, mỗi lần cắt là một lần vẽ lại. Bạn có thể đưa một khoảng rộng và nói rõ đâu là hạng mục ưu tiên, đâu là phần có thể làm sau.
Kèm theo trang yêu cầu, gom vài hình ảnh bạn thích và cả vài hình bạn không thích. Hình không thích đôi khi nói nhiều hơn: nó cho biết bạn ngại màu tối, ngại kính nhiều, hay ngại đồ bóng loáng. Cuối cùng, chuẩn bị bản vẽ mặt bằng chủ đầu tư bàn giao (với căn hộ) hoặc bản vẽ xin phép xây dựng (với nhà phố), dù nhà thiết kế vẫn sẽ đo lại.
Đọc hồ sơ năng lực: phân biệt ảnh phối cảnh với công trình đã ở
Hồ sơ của đơn vị thiết kế thường trộn hai loại hình: ảnh phối cảnh dựng bằng máy và ảnh chụp công trình thật. Ảnh phối cảnh cho biết gu thẩm mỹ và khả năng dựng hình, nhưng không nói gì về việc phương án ấy có làm được với vật liệu thật, có vừa ngân sách thật hay không. Ảnh công trình thật mới là bằng chứng. Khi xem, bạn hỏi thẳng tấm nào là phối cảnh, tấm nào là ảnh chụp sau thi công, và nếu có thể, xin đặt cạnh nhau phối cảnh và ảnh thật của cùng một căn.
Độ lệch giữa hai tấm là thông tin quý nhất. Lệch ít nghĩa là đơn vị đó vẽ những gì làm được; lệch nhiều (ánh sáng phối cảnh rực rỡ trong khi thực tế tối, tủ trên hình liền mạch trong khi thực tế lộ khe, đường ron đá trên hình không có) nghĩa là bạn nên đọc phối cảnh của họ với một chút dè dặt.
Một bước hiệu quả nữa là xin được đến xem, hoặc ít nhất nói chuyện với chủ nhà của một công trình đã ở từ một đến hai năm. Đồ nội thất mới bàn giao lúc nào cũng đẹp; sau hai mùa nồm mới biết cạnh dán có bong, cánh tủ có xệ, sơn có ố. Đơn vị tự tin vào sản phẩm thường sẵn lòng giới thiệu. Nếu chỉ toàn công trình "đang chụp chưa kịp" hoặc "khách không muốn tiếp", bạn ghi nhận điều đó như một dữ kiện, không cần kết luận vội.
Mười câu nên hỏi trong buổi gặp đầu tiên
Buổi gặp đầu không phải để xem phương án mà để hiểu cách làm việc. Mười câu dưới đây giúp bạn so sánh các đơn vị trên cùng một thước đo; ghi lại câu trả lời ngay trong buổi gặp:
- Ai sẽ trực tiếp thiết kế căn nhà này, người gặp bạn hôm nay hay một người khác trong nhóm? Người đó đang làm song song bao nhiêu công trình?
- Quy trình gồm mấy giai đoạn và mỗi giai đoạn kết thúc bằng sản phẩm gì để bạn duyệt?
- Được sửa bao nhiêu lần ở mỗi giai đoạn, và lần sửa thứ mấy trở đi thì tính thêm?
- Có bản vẽ thi công chi tiết không, hay chỉ mặt bằng và phối cảnh?
- Có bảng thống kê vật liệu ghi rõ loại lõi, bề mặt, độ dày, phụ kiện không?
- Nếu thuê đơn vị khác thi công, bản vẽ có đủ để thợ ngoài làm theo không, và nhà thiết kế có xuống công trình giải đáp không?
- Có giám sát tác giả không: bao nhiêu buổi, vào những mốc nào?
- Thời gian cho từng giai đoạn là bao lâu nếu bạn phản hồi đúng hẹn?
- Bản quyền hồ sơ: bạn nhận file gì (bản in, bản PDF, bản gốc), và có được dùng lại cho việc sửa chữa sau này không?
- Trường hợp dừng giữa chừng thì tính phí ra sao cho phần đã làm?
Câu trả lời mơ hồ ở câu 3, 4 và 10 là ba chỗ dễ sinh tranh cãi nhất về sau. Không cần đòi câu trả lời hoàn hảo, chỉ cần nó được viết vào hợp đồng.
Phạm vi gói thiết kế: cùng một tên gọi, nội dung có thể rất khác
Thị trường dùng nhiều tên gọi như "thiết kế 2D", "thiết kế 3D", "trọn gói". Bảng dưới tách các thành phần để bạn đánh dấu gói đang được chào gồm những gì:
| Thành phần | Dùng để làm gì | Hỏi để chắc chắn |
|---|---|---|
| Khảo sát, đo hiện trạng | Làm nền cho mọi bản vẽ | Ai đo, đo những gì (trần, dầm, ống, ổ điện)? |
| Mặt bằng bố trí | Chốt vị trí đồ và lối đi | Mấy phương án, sửa mấy lần? |
| Phối cảnh 3D | Hình dung màu, vật liệu, ánh sáng | Bao nhiêu góc cho mỗi phòng? Có phòng nào không dựng? |
| Bản vẽ kỹ thuật thi công | Cho thợ làm theo | Có mặt đứng từng tủ, mặt cắt, chi tiết liên kết không? |
| Mặt bằng trần, điện, chiếu sáng | Đi dây, khoét trần đúng chỗ | Có cao độ ổ cắm, công tắc, loại đèn không? |
| Bảng vật liệu, thiết bị | Làm căn cứ báo giá | Ghi đến mức mã màu, độ dày, loại phụ kiện chưa? |
| Giám sát tác giả | Giữ đúng ý thiết kế khi thi công | Bao nhiêu buổi, mốc nào, có biên bản không? |
Hai gói cùng tên "trọn gói" có thể khác nhau cả ba dòng cuối. Đặt hai bảng đánh dấu cạnh nhau sẽ thấy ngay vì sao một gói đắt hơn gói kia, và liệu phần đắt hơn có phải phần bạn cần.
Những dấu hiệu nên dè chừng trước khi ký
Phương án đưa ra trước khi đo nhà. Một bộ phối cảnh đẹp xuất hiện ngay sau cuộc gọi đầu tiên thường là mẫu dựng sẵn được chỉnh màu. Không sai khi dùng để minh hoạ, nhưng không nên trả tiền cho nó như một thiết kế riêng.
Không có hợp đồng thiết kế riêng, chỉ một tờ báo giá. Tờ báo giá không ghi số lần sửa, thời hạn, phạm vi bản vẽ thì khi phát sinh bất đồng, cả hai bên đều không có gì để dựa vào.
Thúc ký nhanh bằng ưu đãi có thời hạn. Thiết kế là việc kéo dài nhiều tuần; một quyết định gấp trong một buổi chiều hiếm khi là quyết định tốt.
Né câu hỏi về vật liệu. Câu trả lời kiểu "loại tốt, anh chị yên tâm" thay cho tên loại lõi, bề mặt, độ dày là dấu hiệu báo giá về sau sẽ khó so sánh.
Chỉ nói về hình, không hỏi gì về cách bạn sống. Nhà thiết kế không hỏi ai nấu ăn, ai làm việc ở nhà, cất đồ thể thao ở đâu thì phương án sẽ đẹp cho ảnh hơn là đẹp cho người ở.
Các cách tính phí thiết kế và điều mỗi cách khuyến khích
Không bàn con số ở đây, vì mức phí thay đổi theo thị trường, quy mô và từng đơn vị. Điều đáng hiểu là cách tính, vì mỗi cách khuyến khích nhà thiết kế làm việc theo một kiểu khác nhau:
| Cách tính | Ưu điểm cho gia chủ | Điều cần để ý |
|---|---|---|
| Theo mét vuông sàn | Dễ dự trù từ đầu, dễ so giữa các đơn vị | Phòng nhiều đồ đóng và phòng trống tính như nhau; hỏi rõ ban công, hành lang có tính không |
| Theo phòng hoặc theo hạng mục | Chỉ trả cho phần cần thiết kế | Phải định nghĩa rõ một "phòng" gồm những tờ bản vẽ nào |
| Theo phần trăm giá trị thi công | Phí đi theo độ phức tạp thật | Về nguyên lý, nhà thiết kế không có động lực giữ chi phí thi công thấp |
| Trọn gói một khoản | Biết trước tổng số tiền | Số lần sửa và phạm vi phải viết rõ, nếu không trọn gói thành mơ hồ |
| Tặng kèm khi thi công | Không trả riêng phí vẽ | Phí đã nằm trong báo giá thi công; khó mang bản vẽ đi so giá |
Không cách nào đúng tuyệt đối. Khi so hai đơn vị tính theo hai cách khác nhau, quy về cùng một câu hỏi: với căn nhà của bạn, tổng phí thiết kế ước tính là bao nhiêu, gồm những bản vẽ nào và bao nhiêu lần sửa. Ví dụ giả định: một đơn vị tính theo mét vuông nhưng không gồm bản vẽ điện, một đơn vị trọn gói có gồm, thì con số thấp hơn chưa chắc là rẻ hơn.
Phối hợp trong lúc thiết kế và khi thiết kế đi kèm thi công
Khi đã ký, cách nhanh nhất để có phương án tốt là duyệt dứt khoát từng giai đoạn. Mặt bằng bố trí phải chốt trước khi dựng 3D; 3D phải chốt trước khi triển khai bản vẽ thi công. Mỗi lần quay lại sửa mặt bằng khi đã có 3D là toàn bộ phần sau phải làm lại, tốn thời gian của cả hai bên và dễ tính vào lượt sửa của bạn. Góp ý nên gom thành một danh sách đánh số, gửi một lần, thay vì nhắn lẻ tẻ nhiều ngày; nhà thiết kế cũng nên trả lời theo đúng số thứ tự ấy.
Nhiều đơn vị chào "miễn phí thiết kế nếu thi công". Cách này không xấu: một đầu mối chịu trách nhiệm cả bản vẽ lẫn sản phẩm, ít đổ lỗi qua lại. Điều cần giữ là phí thiết kế thật ra đã nằm trong báo giá thi công, và bạn khó mang bản vẽ đi hỏi giá nơi khác. Nên hỏi rõ nếu không thi công thì phải trả bao nhiêu cho phần thiết kế, và xin nhận đủ bản vẽ thi công trước khi tạm ứng đợt lớn.
Ngược lại, thuê thiết kế độc lập rồi đem bản vẽ đi chọn nhà thầu giúp bạn so giá trên cùng một bộ hồ sơ, nhưng đổi lại phải tự điều phối giữa hai bên. Lúc này buổi giám sát tác giả trở nên rất quan trọng: thợ hiểu sai một chi tiết ghép góc hay một cao độ trần, chỉ người vẽ mới nhận ra ngay.
Câu hỏi thường gặp
Nên gặp bao nhiêu đơn vị thiết kế trước khi chọn?
Ba đơn vị thường là đủ để thấy khác biệt về cách làm việc và phạm vi gói. Gặp quá nhiều dễ bị cuốn theo phối cảnh đẹp mà quên so phần bản vẽ thi công và giám sát. Dùng cùng một trang yêu cầu và cùng mười câu hỏi để so cho công bằng.
Có nên trả tiền cho buổi tư vấn đầu tiên không?
Tuỳ đơn vị. Một số tính phí khảo sát và tư vấn rồi trừ vào phí thiết kế nếu ký tiếp. Cách này thường có lợi cho gia chủ vì buổi tư vấn được chuẩn bị nghiêm túc hơn. Điều quan trọng là thoả thuận trước, không để bất ngờ khi kết thúc buổi gặp.
Nhà thiết kế tự do và công ty thiết kế khác nhau thế nào?
Người làm tự do thường linh hoạt, trao đổi trực tiếp với người vẽ, nhưng năng lực xử lý cùng lúc nhiều hạng mục và khả năng giám sát có thể giới hạn. Công ty có quy trình và nhân sự đầy đủ hơn nhưng người gặp bạn có thể không phải người vẽ. Hỏi kỹ câu "ai trực tiếp làm" với cả hai.
Có được mang bản vẽ của đơn vị này đi cho đơn vị khác thi công không?
Phụ thuộc điều khoản trong hợp đồng thiết kế. Nếu bạn đã trả phí thiết kế riêng, hợp đồng thường cho phép dùng hồ sơ để thi công chính căn nhà đó. Nếu thiết kế được tặng kèm thi công, đơn vị có thể giữ quyền với bản vẽ. Viết rõ điều này trước khi ký.
Nên đưa ngân sách thật hay nói thấp hơn để có đường lùi?
Nói thấp hơn khiến phương án được vẽ cho một căn nhà khác với căn bạn sẽ làm, và khi tăng ngân sách lại phải vẽ lại. Nên nói khoảng thật, kèm mức trần không vượt, và chỉ ra hạng mục nào có thể hoãn. Khoảng dự phòng nên giữ riêng, không đưa vào ngân sách thiết kế.
Thiết kế mất bao lâu cho một căn hộ thông thường?
Không có con số chung vì phụ thuộc số phòng, số phương án và tốc độ phản hồi của gia chủ. Điều nên làm là yêu cầu một lịch theo giai đoạn, ghi rõ bao nhiêu ngày cho mỗi bước sau khi bạn duyệt bước trước, để cả hai bên cùng giữ nhịp.