Một bộ hồ sơ thiết kế nội thất đầy đủ thường gồm sáu phần: bản vẽ khảo sát hiện trạng, mặt bằng bố trí, các mặt bằng kỹ thuật (trần, điện chiếu sáng, ổ cắm, sàn, cấp thoát nước nếu có thay đổi), phối cảnh 3D, bản vẽ thi công chi tiết cho từng món đồ đóng và bảng thống kê vật liệu, thiết bị. Phối cảnh là phần gia chủ nhìn thấy nhiều nhất nhưng lại là phần thợ dùng ít nhất; thứ thợ cần là mặt đứng, mặt cắt và con số.
Biết hồ sơ gồm gì giúp bạn làm ba việc: đọc được gói thiết kế đang được chào có đủ không, kiểm hồ sơ khi nhận bàn giao, và hiểu vì sao một báo giá thi công chỉ đáng tin khi dựa trên bản vẽ kỹ thuật chứ không phải trên vài tấm hình đẹp.
Ba giai đoạn tạo ra hồ sơ
Hầu hết đơn vị thiết kế chia công việc thành ba giai đoạn, dù tên gọi có thể khác. Giai đoạn ý tưởng gồm khảo sát, lấy yêu cầu, đưa một hoặc vài phương án mặt bằng bố trí kèm bảng hình ảnh tham khảo về phong cách, màu sắc. Giai đoạn thiết kế cơ sở chốt mặt bằng và dựng phối cảnh 3D cho từng không gian, chọn vật liệu chính. Giai đoạn thiết kế kỹ thuật triển khai toàn bộ bản vẽ thi công và bảng vật liệu.
Mỗi giai đoạn nên kết thúc bằng một lần duyệt có chữ ký hoặc tin nhắn xác nhận. Lý do là chi phí thay đổi tăng dần theo giai đoạn: đổi vị trí giường ở giai đoạn ý tưởng chỉ là kéo một hình chữ nhật; đổi ở giai đoạn kỹ thuật kéo theo sửa mặt bằng điện, mặt bằng trần, mặt đứng tủ đầu giường và bảng vật liệu.
Thời gian của mỗi giai đoạn phụ thuộc nhiều vào tốc độ phản hồi của gia chủ. Đơn vị thiết kế thường chỉ tính ngày làm việc của họ, còn những ngày chờ bạn duyệt không nằm trong cam kết. Ghi chép ngày gửi và ngày duyệt giúp cả hai bên nhìn rõ chậm trễ nằm ở đâu.
Khi đọc hợp đồng, bạn đối chiếu ba giai đoạn này với lịch thanh toán. Thông lệ hợp lý là mỗi đợt thanh toán gắn với một sản phẩm đã bàn giao, không gắn với ngày tháng. Nếu đợt thanh toán lớn nhất rơi vào trước khi bạn nhận bản vẽ kỹ thuật, bạn đang trả trước cho phần quan trọng nhất mà chưa thấy nó.
Bản vẽ khảo sát hiện trạng: vì sao phải đo lại dù đã có bản vẽ bàn giao
Bản vẽ của chủ đầu tư căn hộ hay bản vẽ xin phép nhà phố là bản vẽ thiết kế, không phải bản vẽ thực tế. Tường xây lệch vài phân, trần có dầm không ghi, ống thoát nước đi khác, ổ điện dời chỗ trong lúc thi công phần thô là chuyện thường. Nội thất lại là thứ làm vừa khít theo từng phân, nên mọi bản vẽ sau đều phải dựa trên số đo thật.
Một bản khảo sát tốt ghi được: kích thước thông thủy từng phòng tại vài điểm (vì tường không vuông tuyệt đối), chiều cao từ sàn đến trần và đến đáy dầm, vị trí và kích thước cửa sổ, cửa đi, chiều mở cánh, vị trí ổ cắm, công tắc, hộp kỹ thuật, ống cấp thoát nước, điểm chờ điều hoà, cục nóng, cửa thăm trần. Nhiều đơn vị chụp ảnh kèm từng bức tường và đánh số tương ứng trên bản vẽ.
Gia chủ nên xin một bản khảo sát này, kể cả khi không tiếp tục thuê. Đây là tài liệu dùng lại được cho mọi lần sửa sau. Và nếu sàn hay trần còn sẽ làm mới, cần một lần đo lại sau khi hoàn thiện sàn, trần, trước khi đưa tủ vào sản xuất, vì vài phân chênh lệch đủ làm một cánh tủ không mở được.
Các mặt bằng trong hồ sơ và điều cần đọc ở mỗi tờ
Ngoài mặt bằng bố trí đồ, hồ sơ đầy đủ có nhiều mặt bằng "lớp", mỗi tờ phục vụ một đội thợ khác nhau. Bảng dưới liệt kê các tờ thường gặp:
| Mặt bằng | Thể hiện gì | Ai dùng | Gia chủ nên kiểm |
|---|---|---|---|
| Bố trí nội thất | Vị trí, kích thước đồ, lối đi | Tất cả | Cửa, ngăn kéo mở được không; lối đi đủ rộng |
| Trần | Cao độ trần, hộp đèn, khe hắt, cửa gió, cửa thăm | Thợ trần, thợ điện, thợ điều hoà | Trần có thấp hơn mức chấp nhận được ở chỗ có dầm không |
| Chiếu sáng, công tắc | Loại đèn, vị trí, nhóm công tắc | Thợ điện | Bật được đèn từ cửa phòng và từ giường không |
| Ổ cắm, điểm chờ | Vị trí, cao độ ổ cắm, mạng, tivi | Thợ điện | Có ổ cạnh giường, bàn làm việc, bếp; không bị tủ che |
| Sàn, ốp lát | Vật liệu sàn, hướng lát, nẹp chuyển tiếp | Thợ sàn | Chỗ chuyển vật liệu có chênh cao không |
| Cấp thoát nước (nếu thay đổi) | Vị trí điểm cấp, thoát mới | Thợ nước | Có dời thiết bị vệ sinh không; cần hỏi ban quản lý không |
Nếu hồ sơ chỉ có một mặt bằng bố trí và một bộ phối cảnh, các quyết định về điện và trần sẽ dồn sang cho thợ tự xử lý tại chỗ. Đó là nơi bắt nguồn của phần lớn lỗi "ổ điện nằm sau lưng tủ".
Phối cảnh 3D: dùng để làm gì và không dùng để làm gì
Phối cảnh 3D giúp gia chủ hình dung tỷ lệ, màu, vật liệu và cảm giác của không gian. Nó là công cụ ra quyết định tốt cho các câu hỏi như tường này sơn màu gì, gỗ sáng hay tối, sofa vải hay da, có nên làm vách lam hay không. Một bộ phối cảnh tốt dựng đủ góc nhìn chính của mỗi phòng, kể cả góc ít người chụp như phía cửa ra vào hay phía tủ áo.
Điều phối cảnh không làm được là cam kết. Ánh sáng trong phối cảnh thường được dựng sáng hơn thực tế; màu vật liệu trên màn hình khác màu tấm mẫu thật; các khe ghép, mối nối, ron gạch thường bị làm mờ hoặc bỏ qua. Vì vậy khi duyệt màu và vật liệu, luôn đối chiếu với tấm mẫu thật dưới ánh sáng của chính căn phòng, vào cả buổi sáng lẫn buổi tối.
Một mẹo nhỏ: yêu cầu ít nhất một góc phối cảnh có đặt người hoặc đồ vật quen thuộc để cảm nhận tỷ lệ, và yêu cầu dựng phối cảnh với đèn bật ban đêm nếu ngôi nhà chủ yếu được dùng buổi tối. Một phòng khách trông tuyệt vào ban ngày nhưng tối bức bối khi chỉ có một đèn trần là chuyện rất hay gặp.
Bản vẽ thi công chi tiết: phần thợ thật sự cần
Bản vẽ thi công là tài liệu kỹ thuật để sản xuất và lắp đặt. Một bộ đủ dùng thường có các loại tờ sau cho mỗi món đồ đóng và mỗi bức tường có xử lý:
- Mặt đứng từng tủ, từng bức tường: chia khoang, chia cánh, chiều mở, tay nắm, kích thước tổng và từng phần.
- Mặt cắt qua tủ, qua trần, qua vách: cho thấy độ sâu, cấu tạo bên trong, khoảng hở với tường, chỗ đi dây đèn.
- Chi tiết phóng to các chỗ khó: liên kết góc, nẹp kết thúc, khe hắt sáng, chân tủ, chỗ tủ gặp trần.
- Mặt bằng tủ nhìn từ trên, nhất là tủ góc, tủ chữ L.
- Bảng phụ kiện từng tủ: loại bản lề, ray, tay nâng, giá treo, đèn trong tủ.
- Ghi chú vật liệu trên từng mặt: lõi gì, phủ gì, mã màu, hướng vân.
Thợ có tay nghề có thể làm tủ chỉ từ mặt đứng, nhưng khi đó những quyết định nằm trong mặt cắt và chi tiết sẽ do thợ tự chọn. Chúng thường là chỗ quyết định độ bền và cảm giác hoàn thiện.
Ví dụ giả định: hai tủ áo có mặt đứng giống hệt nhau, một tủ có mặt cắt ghi rõ hậu tủ cách tường một khoảng nhỏ để thoáng khí, chân tủ nâng khỏi sàn và nẹp kết thúc sát trần; tủ kia không có. Sau một mùa nồm, tủ thứ hai dễ ẩm mốc mặt hậu và có khe bụi trên nóc. Khác biệt nằm hoàn toàn ở những tờ gia chủ ít khi mở ra xem.
Bảng thống kê vật liệu và thiết bị: cầu nối từ bản vẽ sang báo giá
Bảng thống kê vật liệu là tờ ít hấp dẫn nhất nhưng quan trọng nhất về tiền. Nó liệt kê cho từng món: vật liệu lõi (ví dụ ván MDF chống ẩm, plywood, gỗ tự nhiên), độ dày, lớp bề mặt (melamine, laminate, veneer, sơn), mã màu hoặc mã vân, loại cạnh dán, loại phụ kiện (bản lề giảm chấn, ray âm, tay nâng), và với thiết bị là chủng loại, công suất, kích thước. Khi bảng này đủ chi tiết, hai nhà thầu báo giá sẽ phải báo cho cùng một thứ.
Bảng vật liệu kém thường có những dòng như "gỗ công nghiệp cao cấp", "phụ kiện nhập khẩu", "sơn loại tốt". Những chữ này không sai nhưng không kiểm được. Khi nghiệm thu, bạn không có căn cứ để nói tấm ván này không đúng loại. Yêu cầu sửa các dòng mơ hồ thành tên loại cụ thể, độ dày bằng số, và gắn với một tấm mẫu đã ký duyệt.
Với thiết bị như đèn, ổ cắm, thiết bị vệ sinh, bảng thống kê có thể ghi chủng loại và thông số thay vì một tên thương hiệu, để bạn tự chọn nơi mua. Ví dụ ghi nhiệt độ màu, chỉ số hoàn màu, góc chiếu của đèn âm trần, thay vì chỉ ghi "đèn âm trần". Cách ghi theo thông số cũng giúp bạn đổi sang sản phẩm khác mà vẫn giữ đúng ý thiết kế.
Bảng kiểm khi nhận bàn giao hồ sơ
Khi nhận hồ sơ cuối, bạn không cần hiểu hết từng ký hiệu; chỉ cần đi qua các câu hỏi dưới đây và đánh dấu:
- Có danh mục bản vẽ ở tờ đầu, đánh số trang đầy đủ, khớp với số tờ thực nhận.
- Mỗi phòng có mặt bằng bố trí, mặt bằng trần, mặt bằng điện và ít nhất một mặt đứng.
- Mọi món đồ đóng trong phối cảnh đều có mặt đứng và mặt cắt tương ứng trong bản vẽ thi công.
- Bảng vật liệu ghi đủ loại lõi, bề mặt, độ dày, mã màu, phụ kiện cho từng món.
- Cao độ ổ cắm, công tắc được ghi bằng số, không chỉ bằng ký hiệu.
- Có ghi chú những chỗ phải đo lại tại hiện trường trước khi sản xuất.
- Bạn nhận được bản PDF đủ trang và thoả thuận rõ về bản gốc (file vẽ) nếu cần.
Thiếu dòng nào, hỏi lại ngay khi còn trong thời gian hợp đồng thiết kế. Sau khi thi công bắt đầu, bổ sung bản vẽ thường chậm và dễ gây tranh cãi về việc ai chịu chi phí.
Câu hỏi thường gặp
Bản vẽ 2D và 3D khác nhau thế nào trong báo giá thiết kế?
Bản vẽ 2D là mặt bằng, mặt đứng, mặt cắt có kích thước, dùng để thi công. 3D là hình phối cảnh dùng để hình dung. Gói chỉ có 3D thiếu phần để làm; gói chỉ có 2D thiếu phần để hình dung. Hỏi rõ gói gồm bao nhiêu tờ mỗi loại.
Có cần bản vẽ điện nếu không dời ổ cắm nào không?
Vẫn nên có mặt bằng chiếu sáng và ổ cắm, dù chỉ ghi hiện trạng giữ nguyên. Nó giúp kiểm tra tủ, giường, kệ có che mất ổ nào không và đèn mới có đủ điểm cấp điện không. Đây là tờ rẻ nhất nhưng tránh được nhiều lỗi.
Gia chủ có được nhận file gốc của bản vẽ không?
Tuỳ thoả thuận. Nhiều đơn vị chỉ giao bản PDF và bản in, giữ file gốc. Nếu bạn muốn sửa chữa về sau, nên thoả thuận nhận file gốc ngay trong hợp đồng, có thể kèm điều kiện chỉ dùng cho chính căn nhà đó.
Thiếu bản vẽ thi công thì thợ có làm được không?
Làm được, nhưng thợ sẽ tự quyết các chi tiết như độ sâu tủ, cách chia khoang, loại bản lề, khe hở với trần. Kết quả có thể vẫn dùng tốt nhưng khó nghiệm thu vì không có gì để so. Với tủ lớn, nên có ít nhất mặt đứng và mặt cắt.
Có nên in hồ sơ ra giấy không?
Nên in một bộ khổ lớn để ở công trình. Thợ xem bản in dễ hơn xem điện thoại, và gia chủ có thể đánh dấu thay đổi trực tiếp lên giấy, chụp lại gửi cho các bên. Bản in cũng là căn cứ khi nghiệm thu.
Hồ sơ thiết kế nội thất có cần xin phép không?
Nội thất thuần tuý như đồ đạc, sơn, sàn thường không phải xin phép xây dựng. Nhưng nếu có thay đổi tường, kết cấu, mặt ngoài, hoặc thi công trong chung cư, cần làm thủ tục với ban quản lý hoặc cơ quan có thẩm quyền theo quy định hiện hành; hỏi trước khi khởi công.