Một hợp đồng thi công nội thất chắc chắn gồm hai lớp: phần thân ghi các cam kết (phạm vi, giá trị, thanh toán, tiến độ, phát sinh, bảo hành, chấm dứt) và phần phụ lục định nghĩa chính xác sản phẩm (bộ bản vẽ đã duyệt, báo giá chi tiết, bảng vật liệu kèm mẫu, bảng tiến độ). Thiếu phụ lục, phần thân dù viết kỹ đến đâu cũng không trả lời được câu hỏi quan trọng nhất: thứ được giao có đúng thứ đã mua không.
Bài này đi qua từng phần theo góc nhìn của gia chủ, nêu nguyên lý và những câu nên có. Đây không phải mẫu hợp đồng và không thay tư vấn pháp lý; khi giá trị lớn hoặc có điều khoản bạn chưa chắc, nên nhờ luật sư đọc trước khi ký.
Bộ phụ lục: phần định nghĩa sản phẩm
Trước khi đọc đến điều khoản, hãy chắc rằng hợp đồng có đủ các phụ lục dưới đây và chúng được đánh số, ký nháy từng trang:
- Bộ bản vẽ thi công đã duyệt, có danh mục và ngày phát hành, kể cả những tờ đã sửa.
- Báo giá chi tiết theo hạng mục, khối lượng, đơn giá, đã thống nhất.
- Bảng vật liệu và phụ kiện, mỗi dòng gắn với tấm mẫu nếu có.
- Biên bản duyệt mẫu: tấm ván, màu sơn, vải bọc, mặt đá đã chọn, có chữ ký hai bên, lưu mỗi bên một mẫu.
- Bảng tiến độ theo hạng mục với mốc bắt đầu và kết thúc.
- Danh sách những gì không nằm trong phạm vi, ví dụ điện nước, thiết bị gia chủ tự mua, rèm, đồ rời.
Phụ lục là nơi phần lớn tranh chấp được giải quyết, vì nó trả lời bằng hình và số thay vì bằng câu chữ. Một hợp đồng mỏng với phụ lục dày thường an toàn hơn một hợp đồng dày với phụ lục sơ sài.
Ghi thêm một điều khoản về thứ tự ưu tiên khi các tài liệu mâu thuẫn nhau, ví dụ bản vẽ thi công ưu tiên hơn phối cảnh, mẫu vật liệu ưu tiên hơn mô tả chữ. Chỉ một câu nhưng tiết kiệm nhiều buổi tranh luận.
Phạm vi công việc và trách nhiệm hai bên
Phần phạm vi nên trả lời rõ ai làm gì, đến đâu. Nhà thầu chịu trách nhiệm sản xuất, vận chuyển, lắp đặt các hạng mục trong báo giá; có chịu điều phối các đội thợ khác không (thợ điện, thợ điều hoà, đơn vị lắp thiết bị) hay chỉ phần đồ gỗ? Ai làm thủ tục đăng ký thi công với ban quản lý toà nhà? Ai chịu trách nhiệm khi đồ của gia chủ có sẵn bị hư hỏng trong lúc thi công?
Phía gia chủ cũng có nghĩa vụ: bàn giao mặt bằng đúng hẹn, duyệt bản vẽ, mẫu trong thời hạn, thanh toán đúng mốc, cung cấp điện nước thi công nếu thoả thuận. Ghi các nghĩa vụ này không bất lợi cho bạn; ngược lại, nó giúp xác định rõ chậm trễ thuộc về bên nào khi tiến độ trượt.
Phạm vi cũng nên nói tới tình trạng bàn giao cuối cùng: công trình được dọn dẹp ở mức nào, vật liệu thừa thuộc về ai, đồ đóng gói và phế thải do bên nào mang đi. Những chi tiết này nghe vụn vặt, nhưng khi một căn hộ vừa lắp tủ xong còn đầy bìa carton, mùn cưa và đầu ván thừa, câu hỏi ai dọn sẽ xuất hiện ngay trong ngày nghiệm thu. Ghi một dòng trước sẽ đỡ một cuộc tranh luận sau.
Một điểm hay bị bỏ qua là ranh giới với hạng mục khác. Ví dụ tủ bếp do nhà thầu làm nhưng mặt đá và thiết bị bếp do gia chủ mua; khi chậu rửa không vừa khoét đá, ai sửa? Ghi một dòng về trách nhiệm phối hợp kích thước và thời điểm gia chủ phải cung cấp thông số thiết bị cho nhà thầu là đủ để tránh tình huống này.
Thanh toán gắn với mốc công việc, không gắn với ngày
Nguyên lý an toàn cho cả hai bên là mỗi khoản thanh toán tương ứng với một phần công việc đã hoàn thành và kiểm được. Bảng dưới là ví dụ giả định về cách chia mốc, không phải tỷ lệ chuẩn:
| Mốc | Điều kiện để thanh toán | Ví dụ giả định tỷ lệ |
|---|---|---|
| Ký hợp đồng | Hợp đồng và phụ lục ký đủ | Một phần nhỏ, đủ để nhà thầu đặt vật liệu ban đầu |
| Duyệt mẫu, bắt đầu sản xuất | Biên bản duyệt mẫu, đo lại hiện trường xong | Phần lớn hơn, tương ứng vật liệu đưa vào sản xuất |
| Giao hàng, lắp đặt xong phần thô | Đồ đã đến công trình và lắp vào vị trí | Một phần tương ứng khối lượng đã lắp |
| Nghiệm thu hoàn thành | Biên bản nghiệm thu, đã xử lý danh sách lỗi | Phần còn lại trừ khoản giữ lại |
| Hết thời gian giữ lại | Không có lỗi tồn đọng sau một thời gian sử dụng | Khoản giữ lại nhỏ |
Tỷ lệ cụ thể là chuyện thương lượng. Điều đáng tránh là thanh toán phần lớn giá trị trước khi đồ được sản xuất, hoặc trả hết trước khi nghiệm thu. Đồng thời cũng nên hiểu nhà thầu cần dòng tiền để mua vật liệu; một lịch thanh toán quá dồn về cuối có thể khiến nhà thầu giảm chất lượng vật liệu để giữ vốn.
Phát sinh: cần quy trình, không chỉ cần một câu
Hầu như công trình nào cũng có phát sinh: gia chủ đổi ý, hiện trạng khác dự kiến, bản vẽ thiếu chi tiết. Hợp đồng không ngăn được phát sinh, nhưng có thể quy định cách xử lý. Một điều khoản tốt ghi rằng mọi thay đổi về hạng mục, vật liệu, khối lượng đều phải được đề xuất bằng văn bản (có thể là tin nhắn có xác nhận), nêu rõ chi phí và ảnh hưởng tiến độ, và chỉ được làm khi gia chủ đồng ý.
Điều khoản cũng nên nêu cách tính giá phần phát sinh: dùng đơn giá đã có trong báo giá nếu cùng loại; nếu là hạng mục mới thì hai bên thoả thuận trước khi làm. Câu "phát sinh tính theo thực tế" mà không có quy trình đồng ý trước là câu nên sửa.
Chiều ngược lại cũng cần: khi gia chủ bỏ bớt hạng mục hoặc đổi sang vật liệu rẻ hơn thì giá trị hợp đồng giảm tương ứng, trừ phần vật liệu nhà thầu đã đặt hoặc đã sản xuất. Ghi rõ điều này để không phải tranh luận về "phát sinh âm".
Tiến độ, chậm trễ và quyền chấm dứt
Tiến độ trong hợp đồng nên có ngày bắt đầu, ngày hoàn thành và các mốc trung gian quan trọng (đo lại hiện trường, giao hàng, lắp đặt). Kèm theo là các trường hợp được gia hạn: gia chủ chậm duyệt mẫu, chậm thanh toán, thay đổi thiết kế, sự kiện bất khả kháng, toà nhà cấm thi công trong một thời gian. Gia hạn chính đáng nên được ghi nhận bằng văn bản ngay khi xảy ra, không để dồn đến cuối.
Về phạt chậm tiến độ, các bên tự thoả thuận mức và giới hạn trong khuôn khổ pháp luật hiện hành về hợp đồng; không có con số chung cho nội thất dân dụng. Điều quan trọng hơn mức phạt là cách tính bắt đầu từ khi nào và có trừ các ngày gia hạn hợp lệ không.
Điều khoản chấm dứt trả lời câu hỏi: nếu một bên vi phạm nghiêm trọng thì bên kia được dừng hợp đồng trong điều kiện nào, phần công việc đã làm được thanh toán ra sao, vật liệu đã đặt thuộc về ai. Khi xảy ra tranh chấp, hợp đồng nên nêu cách giải quyết: thương lượng, hoà giải, rồi mới đến cơ quan có thẩm quyền. Chi tiết pháp lý nên hỏi luật sư.
Những câu chữ mơ hồ nên sửa trước khi ký
Nhiều hợp đồng mẫu dùng những câu nghe hợp lý nhưng không thực thi được. Bảng dưới gợi ý cách viết lại theo hướng cụ thể; nội dung chính xác hai bên tự thoả thuận:
| Câu thường gặp | Vấn đề | Hướng viết lại |
|---|---|---|
| "Thi công đúng kỹ thuật" | Không nói kỹ thuật nào, đo bằng gì | Thi công theo bản vẽ và bảng vật liệu ở phụ lục, sai số cho phép do hai bên thoả thuận |
| "Vật liệu loại tốt" | Không kiểm được | Vật liệu đúng như mẫu đã ký trong biên bản duyệt mẫu |
| "Phát sinh tính theo thực tế" | Không có bước đồng ý trước | Phát sinh được làm khi có đề xuất bằng văn bản và gia chủ chấp thuận |
| "Hoàn thành trong khoảng" | Không có ngày cụ thể | Hoàn thành vào ngày xác định, gia hạn theo các trường hợp đã liệt kê |
| "Bảo hành dài hạn" | Không rõ thời gian, phạm vi | Bảo hành từng nhóm hạng mục trong thời gian cụ thể, kèm thời gian phản hồi |
| "Bàn giao khi hoàn thiện" | Hoàn thiện theo ai đánh giá | Bàn giao khi có biên bản nghiệm thu và đã xử lý danh sách lỗi |
Sửa những câu này không làm hợp đồng khắt khe hơn với nhà thầu; nó chỉ làm rõ thước đo. Nhà thầu làm ăn nghiêm túc thường hoan nghênh vì chính họ cũng được bảo vệ khỏi những yêu cầu ngoài phạm vi.
Bảo hành và khoản giữ lại
Bảo hành cái gì. Nêu rõ phạm vi: kết cấu tủ, bề mặt, phụ kiện, lắp đặt. Phụ kiện thường có thời hạn bảo hành theo nhà sản xuất khác với phần gỗ; ghi riêng từng loại.
Không bảo hành cái gì. Hư hỏng do sử dụng sai, ngập nước, tự ý sửa chữa thường bị loại trừ. Đọc kỹ phần này để biết điều kiện sử dụng đúng, ví dụ không để nước đọng lâu trên mặt tủ lavabo.
Thời gian phản hồi. Khi báo lỗi, nhà thầu đến kiểm tra trong bao lâu, sửa trong bao lâu. Câu này ít khi có trong hợp đồng mẫu nhưng rất có ích.
Khoản giữ lại. Một phần nhỏ giá trị hợp đồng giữ lại trong một thời gian sau nghiệm thu, trả khi không còn lỗi tồn đọng. Đây là cách phổ biến để bảo đảm nhà thầu quay lại sửa lỗi phát hiện muộn, như cánh tủ xệ sau vài tháng.
Hồ sơ bảo hành. Đề nghị nhận một bộ hồ sơ khi bàn giao: phiếu bảo hành, hướng dẫn sử dụng phụ kiện, danh sách vật liệu thực tế đã dùng, đầu mối liên hệ.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng thiết kế và hợp đồng thi công nên tách hay gộp?
Tách giúp bạn chủ động hơn: có thể dừng sau thiết kế, mang bản vẽ đi so giá. Gộp tiện cho việc quy trách nhiệm một đầu mối. Nếu gộp, vẫn nên có điều khoản tách giá trị thiết kế phòng khi không tiếp tục thi công.
Có cần công chứng hợp đồng thi công nội thất không?
Thông thường hợp đồng dân sự loại này có hiệu lực khi hai bên ký, không bắt buộc công chứng. Tuy vậy quy định có thể thay đổi và tuỳ trường hợp; khi giá trị lớn hoặc có điều khoản đặc biệt, nên hỏi luật sư.
Ký hợp đồng với cá nhân thợ có khác ký với công ty không?
Cả hai đều có thể ký hợp đồng. Khác biệt nằm ở khả năng xuất hoá đơn, năng lực chịu trách nhiệm khi có sự cố và tính liên tục của bảo hành. Với cá nhân, phần phụ lục và biên bản càng cần đầy đủ.
Đặt cọc và tạm ứng khác nhau thế nào?
Về nguyên lý, đặt cọc nhằm bảo đảm việc ký kết hoặc thực hiện hợp đồng và có hệ quả riêng khi một bên từ chối thực hiện; tạm ứng là trả trước một phần giá trị công việc. Hai khái niệm có hệ quả pháp lý khác nhau, nên ghi đúng chữ và hỏi luật sư nếu chưa rõ.
Nhà thầu đề nghị bỏ bớt phụ lục cho gọn có nên đồng ý không?
Không nên. Phụ lục là phần định nghĩa sản phẩm; bỏ đi thì khi nghiệm thu không có gì để đối chiếu. Có thể gộp nhiều phụ lục thành một tập, nhưng nội dung phải đủ và được ký.
Nên giữ lại bao nhiêu cho bảo hành?
Không có tỷ lệ chuẩn áp dụng chung cho nội thất dân dụng; hai bên thoả thuận một phần nhỏ đủ để nhà thầu có động lực quay lại sửa lỗi. Thời gian giữ lại nên đủ để qua ít nhất một mùa ẩm, vì nhiều lỗi gỗ chỉ lộ ra khi đó.